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La trasformazione digitale

La trasformazione digitale di un’azienda è un passaggio prima di tutto culturale che attraversa tutti i suoi asset fondamentali. Alla base della trasformazione le persone dell’azienda si assumono oneri ed onori di ripensare ed innovare i processi aziendali attraverso la pratica del continuous improvement.

Digital Transformation

Ma perché affrontare la digital transformation?  Quali sono i pillar di questo cambiamento?

Le risposte filosofiche a queste domande sarebbero più di una, ma molto pragmaticamente mi limiterò a dire che è il mercato che lo richiede: o si sta al passo (meglio un passo avanti) o si rischia di non essere più appetibili e/o competivi. Se condividiamo questa semplificazione, vediamo allora insieme come il test managemten è parte attiva nella digital transformation  e come la può accelerare.

Iniziamo identificando i pillar che la digital transformation deve necessariamente irrobustire.

Digital Transformation Pillars

La riduzione dei costi, l’incremento di produttività, l’efficienza e la soddisfazione del cliente, l’innovazione tecnologia e culturale ed un adeguato e costante dialogo con il cliente sono gli obiettivi che la trasformazione digitale persegue attraverso l’impiego di tecnologie. Se volessimo distillare uno slogan potremmo dire che la digital transformation incita il business a generare valore velocemente attraverso l’esplorazione della tecnologia.

La Robotic Process Automation è una tecnologia. Una tecnologia che aiuta a velocizzare il processo di trasformazione digitale.

Digitalizzazione di un’organizzazione

Se volessimo fare una macro-suddivisione delle aziende in funzione del loro sviluppo digitale potremmo fare una distinzione grossolana tra le organizzazioni con un IT interno, che producono e consumano i propri servizi di business, ed i servizi di terze parti ed aziende, che non hanno un IT interno ed utilizzano esclusivamente i servizi di terze parti.

 

Digitalizzazione azienda

  

Ma quali sono gli ambiti di digitalizzazione?

 

  • Lo sviluppo del software
  • La gestione degli ambienti
  • Le attività di business quotidiane

 

La Robotic Process Automation presta la sua flessibilità a tutti e tre gli ambiti costituendo un fattore di accelerazione e stabilizzazione in particolare nelle attività di controllo del software (test automation) e dei sistemi software e hardware, nella costruzione di pipeline di sviluppo e di generazione delle infrastrutture e naturalmente sui processi di business.

  

Asset azienda  

La connessione tra Sviluppo, IT Operation e Business è molto stretta ed il rallentamento di anche uno solo dei tre si ripercuote anche sugli altri due, determinando da solo il rallentamento di tutta la filiera. Catalizzare la digitalizzazione introducendo l’automazione in modo orizzontale all’organizzazione è un fattore determinante nel raggiungere velocemente e mantenere gli obiettivi della digital transformation.

 

Scalare la trasformazione digitale

 

La trasformazione digitale, per essere completa, deve essere realizzata in un contesto Semplice, Scalabile e Sostenibile.

Per renderla scalabile si devono prendere in considerazione una serie di aspetti organizzativi che sono alla base della trasformazione.

  • Obiettivi condivisi e visione partecipata

Intraprendere un percorso di trasformazione digitale significa essere allineati su obiettivi comuni che interessano l’intera organizzazione. Capire il valore della propria organizzazione significa capire perché si stanno facendo determinate attività, consapevolezza che a sua volta significa riuscire a farle meglio. È necessario avere obiettivi chiari e coerenti con il valore della propria organizzazione e conoscere ed adottare le pratiche necessarie per raggiungerli.

Motivazione ed ispirazione sono la chiave per l’innovazione. Attitudini personali e continuous improvement sono la chiave per raggiungere i risultati.

Ma come fare per ottenere obiettivi condivisi e visione partecipata? L’organizzazione conta. Evitare di avere dipartimenti isolati preferendo organizzazioni poco gerarchiche e/o introdurre piattaforme di collaboration tra i team aiuta.

  • Identificazione degli ambiti di automazione e priorità definiti

Il percorso di trasformazione digitale non è casuale. Ogni investimento di tempo e denaro deve essere preparato con cura. Identificare i processi, che è necessario automatizzare e dargli la giusta priorità, è dunque tra i primi passi da attuare nel nostro percorso di trasformazione. L’adozione di tecniche di analisi dei processi quali process mining e task mining consentono di avere una fotografia precisa dello svolgimento dei processi end-to-end, mettendo il focus sia sulla componente di esecuzione del software nelle infrastrutture di back-end, sia sui comportamenti degli utenti nello svolgimento dei task che compongono il processo. Con quest’ultima analisi si ha evidenza di quali sono le attività manuali svolte dall’utente finale, quali i software utilizzati e le relative modalità d’uso.

Il compito di tracciare la rotta tra processi da automatizzare è del COE o RPA Center Of Exellence, gruppo di esperti che fornisce il quadro strutturale per gestire la crescita RPA all’interno di un’azienda e, soprattutto, le pratiche da seguire per mantenere i benefici ottenuti dall’automazione con il passare del tempo.

 

Classificazione processi

 

Scalare in ambito RPA può voler dire anche arrivare a distribuire un “citizen” robot per ogni utente, attraverso il quale ogni persona potrà, in totale autonomia, implementarsi l’automazione delle micro attività ripetitive che svolge nel quotidiano all’interno delle attività di office automation (utilizzo del pacchetto office, raccolte dati sul web, ecc…).

  • Monitoraggio degli impatti della digitalizzazione sui processi di business

Per avere la consapevolezza dell’efficacia degli interventi attuati lungo il percorso di digital transformation, o per reagire e adattarsi ad un cambiamento, è necessario misurare.

La misura in particolare ci dovrà indicare l’entità del cambiamento e come questo cambiamento è avvenuto.

Parlando di automazione, il suo impatto è in parte determinato dalla seguente relazione:

Ma non è l’unico fattore che si deve tenere in considerazione. Ci sono anche altri fattori, di più complessa e indiretta misurazione, che concorrono a determinare l’impatto dell’automazione sul business. Si pensi ad esempio all’aumento di qualità ed al suo mantenimento costante nel tempo per mezzo della process automation. 

 

Digitalizzare il processo non è tutto

Non è un caso isolato trovarsi nelle condizioni in cui un processo digitalizzato non generi l’atteso ritorno di investimento stimato o che si è potuto apprezzare a digitalizzazione appena conclusa.

Questo spesso accade quando le condizioni ambientali in cui il processo si svolge cambiano. Nell’ambito dell’automazione si dovranno ad esempio tenere in considerazione i potenziali cambiamenti introdotti dalle evoluzioni dei sistemi hardware e software gestiti dal IT e dai cambiamenti applicativi introdotti dal Business.

Ogni cambiamento introdotto, sia questo ambientale, dei dati o dei requisiti, richiede uno specifico intervento di manutenzione per poterlo gestire. Nasce di conseguenza un costo dovuto dapprima dall’inefficienza introdotta al nascere del cambiamento (il processo non funziona più bene) e un costo successivo per le attività di manutenzione necessarie per il suo adeguamento.

Se guardassimo i costi dal punto di vista dell’utente di business noteremmo anche che i costi di manutenzione non sono distribuiti solo nell’intorno temporale degli eventi relativi ad interventi di digitalizzazione iniziale e successive evoluzioni dei requisiti, ma sono distribuiti in modo apparentemente casuale nel tempo senza una apparente ragione.

 

Frequenza variazione processi

Diventa quindi evidente la necessità di una misurazione continua del funzionamento dei processi in modo da reagire tempestivamente, ma ancora di più attuare un programma di manutenzione proattiva che possa evitare i costi di inefficienza ed indirizzare meglio le attività di adeguamento dei processi che così non sono più interventi in emergenza ma interventi strutturali che migliorano il processo.

 

Saving processi RPA

 

Mantenere il più basso possibile lo scostamento tra il valore di saving stimato e quello ottenuto è l’obiettivo da perseguire una volta entrati in produzione. Il COE è il punto di riferimento per quanto riguarda le strategie di misura da adottare e la programmazione delle attività proattive da introdurre che si affiancano alle best practices di sviluppo e test.

La collaborazione è chiave di successo

Le organizzazioni complesse inevitabilmente sono composte da dipartimenti che rappresentano verticalizzazioni aziendali che perseguono obiettivi strategici differenti. Sviluppo, Operation e Business sono completamente separati tra loro ed i team che li compongono non sempre hanno tutti gli strumenti di collabortion per supportarli. Hanno però necessità comuni, come ad esempio, leggere e scrivere dati nei sistemi aziendali, estrarre dati dai documenti, verificare violazioni di processo ecc… Queste necessità portano ad avere nell’organizzazione una ridondanza di soluzioni simili che vengono ricreate più volte nel tempo.

Per affrontare questo problema, nell’ambito della Roboti Process Automation si introducono piattaforme di collaboration con i quali condividere nell’organizzazione gli asset automatizzati a differenti livelli: dall’intero processo al singolo controllo.  Questa condivisione permette ai team di un dipartimento di esplorare gli automation skills degli altri dipartimenti e di giovare delle esperienze dagli altri team e del riuso dei loro componenti. Il riuso dei componenti non è fine a se stesso, porta infatti al loro aggiornamento e di conseguenza ed una diminuzione dell’effort da impiegare nella manutenzione.

RPA Collaboration 

Quindi tanto più è organizzata la collaborazione tanto maggiore sarà la diffusione della cultura, la velocità nel delivery delle soluzioni, la diminuzione dei costi di manutenzione e l’aumento della qualità dei processi aziendali.